Retningslinjer for sikker behandling av forskningsdata i studentprosjekter ved Lovisenberg diakonale høgskole

Denne retningslinjen beskriver hvordan forskningsdata i studentprosjekter skal behandles ved LDH. Med behandling menes hvordan forskningsdata skal samles inn, håndteres og lagres.

Dersom masteroppgaven innebærer å håndtere empiriske data skal det beskrives i prosjektplanen og søknader til personvernombud (eventuelt SIKT) hvordan dette er tenkt lagret på en sikker måte. Det er prosjektleder, det vil si veileder, som er ansvarlig for å legge en god plan for behandlingen av data og søke om de nødvendige tilrådningene i samarbeid med dere som studenter. Et prosjekt kan ikke starte datasamling før alle nødvendige tilrådninger er på plass. Studenten er ansvarlig for underveis i masterprosjektet å behandle forskningsdata på en sikker måte i tråd med de tilrådninger som er gitt. Veileder er ansvarlig for å kontrollere studentens behandling av forskningsdata.

Dersom prosjektet ditt har tilgang til data hos ekstern institusjon, er det retningslinjer hos denne institusjonen som gjelder.

Enhver behandling av personopplysninger skal gjøres sikkert. Personopplysninger er «enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»); en identifiserbar fysisk person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, særlig ved hjelp av en identifikator, f.eks. et navn, et identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysninger, en nettidentifikator eller ett eller flere elementer som er spesifikke for nevnte fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet» (Personvernforordningen art.4)

NB: Som student har du ikke anledning til å opprette et TSD eller Educloud-prosjekt gjennom Nettskjema. Dette kommer ikke tydelig frem når du oppretter skjemaer gjennom nettskjema.no

Kommer du fra et sykehus eller en annen organisasjon og gjennomfører prosjekt med data som tilhører denne organisasjonen, forhold deg til retningslinjer for lagring og behandling av data hos denne institusjonen.

Lagringsmedier

Følgende medier er tillatt for behandling av forskningsdata med personopplysninger:

•  
• Nettskjema diktafon (anbefalt løsning)
• Lydopptaker og kryptert minnepenn tilhørende LDH (bare som ev. backup til nettskjema-diktafon)
• Nettskjema (innsamling kvantitative data)

Det er ikke tillatt å lagre forskningsdata med personopplysninger på/i:

•  
• Skytjenester (som for eksempel OneDrive, Google Drive osv.)
• Privat mobiltelefon
• På privat PC

Kontakt support@ldh.no for lån av lagringsmedier og veiledning i bruken av disse. Når to eller flere studenter jobber sammen i prosjekt skal Nettskjema diktafon være eneste løsning som tas i bruk for gjennomføring og lagring av forskningsintervju. Du trenger da ikke låne utstyr av LDH. Læringsstøtte fører register over alle enheter som lånes ut til studenter, og gjennomfører kontroll og sletting ved retur.

Innsamling av kvantitative data

Innsamlingen kan gjøres gjennom Nettskjema ved å lage en anonym spørreundersøkelse.

Avklar bruk av verktøy for å analysere data med veilederen din før oppstart. Du kan ikke samle inn fortrolige/røde data ved LDH.

Bruk av nettskjema diktafon i kvalitative prosjekter

Her finner du brukanvisninger for denne applikasjonen. Dette er anbefalt løsning for å ta opp intervju; den er sikker, gir automatisk transkribering og er enkel å bruke. Hvis du jobber alene i prosjekt bør du ha lydopptaker og minnepenn fra LDH som backup-løsning. Dersom to eller flere studenter jobber sammen i prosjekt skal Nettskjema diktafon benyttes som eneste løsning.

Bruk av lydopptaker og Autotekst (for transkribering)

Se bort ifra dette punktet hvis du bare bruker Nettskjema diktafon i ditt prosjekt.

Lydopptaker tilhørende LDH skal ikke være tilknyttet internett ved innsamling og behandling av forskningsdata.

Lydfilene skal etter intervju overføres direkte til Autotekst fra UiO. Her finner du bruksanvisning for bruk av Autotekst. Alle personopplysninger skal anonymiseres under transkribering, slik at personopplysninger er fjernet og ikke kan kobles tilbake til informantene.

Etter overføring skal lydfilene umiddelbart slettes fra lydopptaker og lydopptaker returneres til Helpdesk/Læringsstøtte.

Samtykkeskjema og koblingsnøkkel

Samtykkeskjema og koblingsnøkkel skal samles inn og oppbevares i hvert sitt Nettskjema. Her finner du bruksanvisning for hvordan du lager nettskjemaene og hvordan de skal se ut. Skjemaene deler du med din veileder, og du må inn og slette alle samtykker og koblingsnøkler ved prosjektets slutt.

Til slutt

Har du behov for å sende fortrolig informasjon til veilederen din knyttet til ditt masterprosjekt, kan du bruke Filsesender fra Sikt. Husk å huke av for å kryptere forsendelsen og lage passord før du sender.

For flere råd om anonymisering, se Norsk senter for forskningsdata (NSD).

Lurer du på hva ord eller begrep betyr, kan du bruke personvernordboken hos Sikt.

Ta kontakt med LDHs Personvernombud på personvern@ldh.no om du har spørsmål til personvern.

Retningslinjer er utarbeidet av fagansvarlig for informasjonssikkerhet, Ane Hennie, 27.november 2024.