Personvernerklæring for ansatte og arbeidssøkere

Formål og hjemmel for behandling av personopplysninger

Personopplysningene benyttes for å ivareta LDHs forpliktelser som arbeidsgiver. Eksempler er lønnsutbetaling, ferie, permisjon, sykefraværsoppfølging mm.

Personopplysningene hentes inn ved hjemmel etter personopplysningsloven § 8 a)-c) og f) og arbeidsmiljøloven § 4-2. Personopplysninger som er samlet inn til ett formål, skal ikke uten samtykke benyttes til andre formål.

Hvilke personopplysninger behandler LDH?

Personopplysninger som behandles er blant annet navn, adresse, fødselsnummer, lønnskontonummer, stillings- og lønnsinformasjon, ansattnummer og ansiennitet i stilling. Personopplysninger vil også fremkomme i annen dokumentasjon, for eksempel knyttet til sykefravær. Personopplysninger innhentes primært fra informasjon du gir fra deg via søknad/CV, samt ulike papir- og elektroniske skjemaer. Opplysninger kan også komme fra andre instanser som NAV og Skatteetaten.

Personopplysninger om deg som ansatt behandles hovedsakelig i LDHs lønnssystem, personalmappe i elektronisk dokumenthåndteringssystem og/eller elektronisk arkivsystem. I tillegg kommer papirdokumenter oppbevart i låsbare arkivskap med begrenset tilgang.

Eksempler på dokumenter som behandles og lagres ved LDH:

• Søknad på stilling
• CV
• Attester/vitnemål
• Arbeidsavtale og dokumentasjon om endringer i arbeidsforholdet
• Lønnsinformasjon
• Særskilte avtaler i arbeidsforholdet, for eksempel permisjoner og pensjonsmeldinger
• Eventuell korrespondanse mellom deg og arbeidsgiver
• Informasjon om fratreden og sluttattest

Tilgang til personopplysninger

Tilgangen til personopplysninger er begrenset av behovet for å ivareta den ansattes arbeidsforhold og interesser. Personer med tilgang kan være leder, HR-funksjonen og lønnsavdeling.

Lønnsslipper sendes kryptert på e-post.

Bevaring og sletting av personopplysninger

Når ansatte slutter ved LDH blir personalmappen gjennomgått sammen med den ansatte og unødvendig informasjon blir slettet. Høgskolen vil fortsatt bevare noe informasjon, for eksempel om hvem som har jobbet i virksomheten, type stilling og varighet.

Rett til innsyn, korrigering og sletting

Som ansatt har du rett til innsyn i personopplysninger som LDH lagrer om deg. Dersom du ber om slikt innsyn, har du krav på svar innen 30 dager. Du har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller unødvendige opplysninger blir korrigert og/eller slettet.

Spesielt om elektroniske spor

Gjennom arbeidet vil en ansatt legge igjen elektroniske spor, slik som

• Bruk av adgangskort, Iphone, iPad og Mac
• Digitale løsninger, for eksempel e-post, kalender, Box, Slack, Canvas og TimeEdit
• Kameraovervåkning

Arbeidsgiver benytter ikke opplysningene til overvåking av den ansatte. Tilgangen til disse opplysningene er sterkt regulert og benyttes ved særskilte behov, som for eksempel innbrudd, tyveri eller andre alvorlige lovbrudd.